Zarządzanie projektami

Kategoria: .Biznesowe

Czas trwania:

2 dni szkoleniowe

Cel szkolenia:

Celem szkolenia jest wzmocnienie świadomości funkcjonowania projektów w  organizacji, odpowiedzialności kierownika projektu i członków zespołów za wynik końcowy i dostarczenie skutecznych metod i narzędzi do ich sprawnego zarządzania, oraz kontroli przebiegu przez organizację w szczególności:

• Definiowania celów i uzasadnienia biznesowego przedsięwzięć (dlaczego ważniejsze od „Co?” jest pytanie „Dlaczego?”
• Rozpoznawania wymagań i zakresu projektów z uwzględnieniem radzenia sobie z ich zmianami w toku realizacji.
• Usprawnienie komunikacji w projekcie w ramach dostępnych zasobów i poziomu uprawnień zarządczych.
• Tworzenia realnego planu zarządzania projektem i skutecznego jego realizowania
• Godzenia pracy projektowej z pracą procesową

Szkolenie pozwala uczestnikom zapoznać się z całościowym spojrzeniem na organizację projektów. Dzięki przejściu w formule warsztatu przez wszystkie etapy projektu związane z definiowaniem jego założeń formalnych i wymagań użytkowników, planowaniem terminów, zasobów, planem przeglądów i raportów postępu, wreszcie z zamknięciem i rozliczeniem realizacji celów będą mogli niejako od ręki zastosować przećwiczone metody i narzędzia w swojej codziennej pracy związanej z zarządzaniem projektami, ale też w natłoku codziennych, zadań służbowych. Aby jeszcze silniej wesprzeć ten proces uczestnicy podzieleni na grupy pracować będą nad przykładami projektów, które sami zaproponują podczas zajęć, a które związane są z typowym życiem ich organizacji i jej strukturą organizacyjną. Silną stroną szkolenia jest nacisk na pracę zespołową, komunikację, proaktywność i uzyskiwanie efektu synergii. Odwołanie się do już używanych formularzy, czy dostępnych w organizacji narzędzi IT ostatecznie domknie możliwość szybkiego, zgodnego z wewnętrznymi standardami wdrożenia wiedzy po szkoleniu.

Program szkolenia i proponowane metody nie narzucają stosowania konkretnej metodyki czy standardu, ale opierają się na najpopularniejszych światowych dobrych praktykach w tym na coraz popularniejszym podejściu zwinnym (agile). Dużą korzyścią dla uczestników jest poznanie narzędzi i metod, które usprawnią im nie tylko prace w projektach, ale i zdaniach operacyjnych.

Metody szkoleniowe:

• Warsztat oparty na realnych przykładach z życia organizacyjnego uczestników
• Case study (opisy, przykłady z praktyki uczestników)
• Prezentacje merytoryczne
• Dyskusje moderowane
• Praca w grupach.

Po zakończeniu szkolenia uczestnicy będą potrafili:

• Doskonale rozpoznawać w procesie zarządzania elementy typowo projektowe (niepowtarzalne) i procesowe (powtarzalne, proceduralne).
• Osadzić projekt w strukturze organizacyjnej i nadać mu poziom priorytetu spójny z celami strategicznymi.
• Definiować punkty krytyczne projektu oraz bramki decyzyjne pozwalające dostosować go do zmieniających się wymagań.
• Stosować różnorakie metody pracy z projektami i zadaniami operacyjnymi adekwatne do ich stopnia skomplikowania i możliwej zmienności.

Program szkolenia

  MODUŁ I Uporządkowanie głównych pojęć

• Różnice i podobieństwa między pracą operacyjną (procesową), a zadaniami projektowymi. Dlaczego obie aktywności są ważne z perspektywy zarządzania.
• Krótkie omówienie najpopularniejszy standardów i metodyk zarządzania projektami – specyfika, różnice, zastosowanie w określonych środowiskach.
• Główne ograniczenia projektu i zarządzanie relacjami między nimi – zakres, czas, budżet.
• Cykl życia projektu w zależności od jego specyfiki – kiedy można zastosować podejście tradycyjne, kiedy model adaptacyjny, a kiedy typowo zwinnie. Wskazanie różnicy między specyfiką projektów dla klienta zewnętrznego a tych związanych ze zmianami wewnątrzorganizacyjnymi. Jak wykorzystać silne strony każdego z tych podejść i stosować hybrydę dopasowaną do potrzeb organizacji.

  MODUŁ II Inicjowanie/Definiowanie projektu

• Definiowanie celów – od problemu do rozwiązania (techniki wyboru rozwiązania optymalnego a nie kompromisowego), poprzez cele realizacyjne, aż po mierniki jakościowe i ilościowe oceny ich osiągnięcia
• Struktura zarządzania projektem – określenie ról zarządczych, wykonawczych, kontrolnych i wspierających wraz z analizą odpowiedzialności i uprawnień oraz niezbędnej pracochłonności
• Analiza wymagań – czego tak naprawdę oczekują kluczowi interesariusze (nie tylko klient)? Kiedy i jak mogą zmieniać się ich wymagania? Prioryteryzacja wymagań.
• Plan Komunikacji – czemu w pracy w strukturze macierzowej ważne jest zaplanowanie działań komunikacyjnych. Matryca obiegu informacji, uprawnień, standardów dokumentacji

  MODUŁ III Planowanie zakresu i przebiegu projektu

• Struktura Podziału Prac (WBS) – definiowanie szczegółowego zakresu projektu i jego produktów cząstkowych.
• Plan Realizacji Projektu – określenie zależności między wszystkimi zadaniami w projekcie, analiza zadań krytycznych, optymalizacja czasu trwania projektu. Planowanie z uwzględnieniem analizy zasobów i ich czasu. Wykorzystanie PRP do usprawnienia komunikacji w projekcie.
• Kamienie Milowe – ważne punkty kontroli zakresu i zaplanowane miejsca dużych bez kosztowych zmian w projekcie – korzyści z podejścia etapowego i odpowiedź na zmienność wymagań i związane z raportowaniem postępów.
• Zarządzania Ryzykiem – planowanie bezpieczeństwa przebiegu projektu i możliwości wykorzystania szans.

  MODUŁ IV Realizacja i monitoring projektu

• Raporty okresowe i na kamieniach milowych – metody monitorowania projektu z poziomu Sponsora i Zarządu. Zasady komunikacji – nadawania i potwierdzania zrozumienia – jak wewnątrz organizacji, jak względem Klienta.

  MODUŁ V Zamykanie projektu/etapu

• Podsumowanie na końcu etapu bądź całego projektu
• Formalne rozliczanie projektu
• Zbieranie doświadczeń z projektów – podejście systemowe pod kątem uczącej się organizacji